Inwentaryzacja RFID - czy warto, jeśli macie pięć tysięcy pozycji majątku

RFID brzmi jak naturalny kolejny krok po kodach kreskowych. Zamiast podchodzić do każdego komputera, krzesła czy urządzenia i celować skanerem w etykietę, pracownik przechodzi przez pomieszczenie z czytnikiem i w krótkim czasie rejestruje wiele składników. Przy kilku tysiącach pozycji taka wizja jest bardzo atrakcyjna, szczególnie jeśli dotychczasowa inwentaryzacja trwa kilka dni i angażuje kilku pracowników. Problem w tym, że RFID nie zawsze się opłaca, a sama liczba środków trwałych nie powinna być jedynym kryterium decyzji.

Pięć tysięcy pozycji to jednak dobry moment, żeby taką analizę przeprowadzić. Przy kilkuset składnikach klasyczne kody kreskowe są zazwyczaj wystarczające i trudno uzasadnić dodatkowy koszt tagów, czytników i przygotowania procesu. Gdy majątek liczy kilka tysięcy pozycji, czas poświęcany na fizyczne odnajdywanie etykiet i pojedyncze skanowanie zaczyna mieć realną wartość. Jeśli do tego dochodzi kilka budynków, wiele pomieszczeń, zamknięte szafy, urządzenia stojące pod biurkami i konieczność powtarzania spisu co roku, RFID może zacząć się bronić ekonomicznie.

Jak wygląda inwentaryzacja RFID w praktyce?

W klasycznym spisie z kodami kreskowymi pracownik musi zobaczyć etykietę, skierować na nią czytnik i wykonać odczyt. Przy RFID nie jest konieczna bezpośrednia widoczność znacznika. Czytnik wysyła sygnał radiowy i odbiera odpowiedzi od tagów znajdujących się w jego zasięgu. Dzięki temu możliwe jest odczytanie kilku lub kilkudziesięciu oznaczeń w krótkim czasie, również wtedy, gdy znajdują się w szafie, pod biurkiem albo są ustawione blisko siebie.

To właśnie odczyt masowy jest największą przewagą RFID. Nie chodzi tylko o szybsze zeskanowanie jednego urządzenia, lecz o zmianę sposobu pracy. Zamiast szukać numeru na każdym składniku, pracownik może przejść przez pokój i sprawdzić, jakie oznaczone elementy znajdują się w jego zasięgu. System porównuje wynik z ewidencją i wskazuje, czego brakuje, co pojawiło się w niewłaściwym miejscu oraz jakie składniki wymagają dodatkowego wyjaśnienia.

W praktyce nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania pracy człowieka. Nadal trzeba rozwiązywać przypadki nietypowe, potwierdzać lokalizację, analizować duplikaty i sprawdzać elementy, których tag nie został odczytany. RFID bardzo mocno przyspiesza zbieranie danych, ale nie zmienia inwentaryzacji w proces całkowicie automatyczny.

Czy pięć tysięcy pozycji to już próg opłacalności?

Nie istnieje jedna oficjalna liczba, od której RFID nagle staje się opłacalne. Można jednak przyjąć praktyczną zasadę: poniżej około 1500-2000 łatwo dostępnych składników przewaga nad kodami kreskowymi często jest zbyt mała, aby uzasadnić bardziej zaawansowane oznakowanie. W przedziale 2000-5000 pozycji opłacalność zależy przede wszystkim od rozmieszczenia majątku i czasu obecnego spisu. Przy około 5000 i więcej składników warto już policzyć RFID poważnie, szczególnie gdy majątek jest rozproszony lub trudno dostępny.

To nie jest próg wynikający z przepisów ani uniwersalny standard branżowy, ale praktyczny punkt decyzyjny. Pięć tysięcy krzeseł ustawionych w jednym magazynie można szybko policzyć bez RFID. Pięć tysięcy komputerów, monitorów, urządzeń i elementów wyposażenia rozmieszczonych w 300 pomieszczeniach może natomiast wymagać setek godzin pracy.

Najlepszym sposobem oceny jest policzenie obecnego kosztu spisu. Jeśli cztery osoby pracują przez trzy dni, mamy 96 roboczogodzin. Jeżeli taki proces odbywa się regularnie, a dodatkowo pojawia się czas na poprawki i wyjaśnianie różnic, można oszacować roczny koszt pracy i porównać go z nakładem na RFID. Wtedy decyzja przestaje być oparta na wrażeniu, że technologia jest „nowoczesna”, a zaczyna wynikać z konkretnych danych.

Tag RFID czy zwykła etykieta z kodem kreskowym?

Kod kreskowy ma jedną ogromną zaletę: jest bardzo tani. Można go wydrukować na standardowej etykiecie i wykorzystać istniejący kolektor danych. W przypadku RFID trzeba kupić odpowiednie tagi, a ich rodzaj zależy od materiału, na którym będą pracowały. Inaczej zachowuje się znacznik na kartonie czy plastiku, a inaczej na metalowej obudowie komputera lub urządzenia technicznego.

Dlatego nie należy porównywać jedynie ceny pojedynczego tagu z ceną zwykłej naklejki. Trzeba zestawić koszt całego procesu z czasem, który firma może zaoszczędzić podczas kolejnych inwentaryzacji. Jeżeli tag pozostaje na środku trwałym przez osiem czy dziesięć lat i w tym czasie jest wykorzystywany podczas wielu spisów, koszt jego zastosowania rozkłada się na długi okres.

Największą przewagę RFID daje tam, gdzie klasyczny kod powoduje realne problemy: trzeba przesuwać meble, otwierać szafy, wyjmować urządzenia, szukać oznaczenia za monitorem albo zaglądać pod biurko. Jeżeli pracownik może odczytać tag bez dostępu wzrokowego, oszczędność nie wynika z samej szybkości skanera, lecz z wyeliminowania całej serii drobnych czynności wykonywanych tysiące razy.

Więcej informacji o wykorzystaniu RFID podczas spisu można znaleźć pod adresem:

https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/inwentaryzacja-rfid/

Gdzie RFID potrafi rozczarować?

Największym problemem jest metal. Standardowy tag RFID umieszczony bezpośrednio na metalowej obudowie może działać znacznie gorzej albo wcale. Do takich zastosowań potrzebne są specjalne znaczniki przeznaczone do pracy na metalu. Dotyczy to między innymi komputerów, maszyn, narzędzi czy metalowych szaf, czyli właśnie dużej części majątku spotykanego w firmach i instytucjach.

Drugim problemem są płyny i materiały zawierające dużo wody, które mogą tłumić fale radiowe. W typowej inwentaryzacji środków trwałych występuje to rzadziej niż w magazynach spożywczych czy chemicznych, ale nadal trzeba brać pod uwagę rzeczywiste środowisko pracy.

Trzeci problem pojawia się w bardzo gęsto upakowanych przestrzeniach. Czytnik może odebrać tag znajdujący się za ścianą, w sąsiednim regale albo w obszarze, którego pracownik nie zamierzał jeszcze spisywać. Większy zasięg nie zawsze jest więc zaletą. System musi pozwalać kontrolować moc odczytu i logicznie rozdzielać lokalizacje.

Dlatego przed wdrożeniem warto przeprowadzić pilotaż w najtrudniejszym miejscu, a nie w najłatwiejszym pokoju biurowym. Jeśli RFID działa poprawnie w metalowym magazynie, ciasnym archiwum czy pomieszczeniu pełnym urządzeń, dopiero wtedy można rozsądnie szacować efekt dla całej organizacji.

Model mieszany często jest rozsądniejszy niż „RFID wszędzie”

Wiele organizacji nie potrzebuje stuprocentowego przejścia na RFID. Najbardziej opłacalny może być model mieszany: część majątku oznaczona tagami RFID, a pozostała klasycznymi kodami kreskowymi lub QR. RFID można zastosować tam, gdzie składników jest dużo, są trudno dostępne albo spis trwa szczególnie długo. Kody pozostawić na przedmiotach łatwych do zeskanowania lub takich, dla których specjalny tag byłby niepotrzebnie drogi.

Przykładowo komputery, sprzęt techniczny i wyposażenie znajdujące się w zamkniętych szafach mogą zostać objęte RFID, podczas gdy duże meble stojące zawsze w tym samym miejscu pozostaną oznaczone kodem kreskowym. Jeden system inwentaryzacyjny może obsługiwać oba rodzaje identyfikacji.

Przy pięciu tysiącach pozycji majątku właśnie taki wariant warto rozważyć w pierwszej kolejności. Nie trzeba od razu wymieniać wszystkich etykiet i budować pełnej infrastruktury RFID. Można zacząć od grupy, która generuje największy koszt podczas spisu, zmierzyć efekt i dopiero później zdecydować o rozszerzeniu rozwiązania.

RFID opłaca się więc nie wtedy, gdy firma osiągnie magiczną liczbę środków trwałych, ale wtedy, gdy koszt ręcznego identyfikowania majątku jest wystarczająco wysoki. Około pięciu tysięcy pozycji to punkt, w którym warto przestać patrzeć wyłącznie na cenę tagów i zacząć liczyć czas ludzi. Jeśli większość spisu polega dziś na szukaniu etykiet, przesuwaniu sprzętu i pojedynczym skanowaniu tysięcy elementów, technologia może zmienić ekonomikę całego procesu. Jeśli natomiast majątek jest łatwo dostępny i dobrze oznaczony, klasyczne kody nadal mogą być najlepszym rozwiązaniem.

Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających inwentaryzację, RFID, kody kreskowe i ewidencję majątku można znaleźć na stronie:

https://pwsk.pl/